6 errores que has cometido en 2017 y que no deberías repetir en 2018

¿Cuántas veces en este año que acaba has presentado un proyecto que al final no ha salido como esperabas? ¿Cuántos proyectos planteados se han quedado en el cajón de tu agencia? El Project Management Institute le ha puesto cifras y apellidos a esos proyectos y ha contabilizado que el 74% de los proyectos planteados no han salido a la luz.

Ahora puedes sincerarte. ¿Cuántos de esos han sido tuyos? ¿Qué ha pasado? ¿Ha sido cuestión de costes? ¿Falta de tiempo? ¿Mala comunicación con el cliente? No te preocupes, este mal es uno endémico de la industria, pero hagamos todo lo necesario para bajar esos números. Hemos elaborado una lista de esas causas más comunes por las que los proyectos no salen como tenías pensado. ¿Para hacerte sentir culpable? No, no. Solamente para que no se vuelvan a repetir el año que viene. Ya sabes eso de “año nuevo, vida…”.

La santificación del “cuanto antes mejor”

Os ponemos en contexto:

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«- ¿Cuándo necesitas esto?
– ¡Lo antes posible!»

¿Te identificas con esta conversación? La falta de planificación es quizás uno de los deberes que deberíamos proponernos para el año que viene. Parafraseando al gran Toni Segarra: «En España no somos muy buenos planificando, pero lo suplimos siendo geniales en la improvisación».  ¿Imaginas lo que podríamos conseguir al mezclar esas grandes dosis de improvisación con una planificación lógica y coherente?

Planificar quién hace qué, para cuándo y cómo es la cura ante el “cuanto antes mejor” porque poner fechas coherentes y planificar los recursos necesarios es garantizar la calidad del trabajo, pero también es evitar estrés innecesario en el equipo, así como cumplir las expectativas de los clientes.

Y esto nos lleva al siguiente punto de nuestra lista.

El gusto por el “más o menos”

Diseño gráfico, publicidad, producción, marketing digital, creatividad, eventos, comunicación… Todas estas disciplinas comparten muchas cosas, y una de las más importantes es el gusto por el detalle. Quizás, no sea tanto un gusto como una necesidad. Aun así, es vital en nuestro día a día. Entonces, ¿por qué aceptamos ese “más o menos” en depende qué tareas?

Cuando gestionas proyectos, tu labor es la de controlar todos los detalles y supervisar que todo está acorde a la calidad que prometes y presupuestas. Es difícil, lo sabemos, especialmente cuando tienes que gestionar diferentes proyectos distribuidos en diferentes equipos. La respuesta no es ser un maníaco del control, sino tener una vista panorámica y accionable de todas las partes involucradas, con sus timings, necesidades y riesgos. Esto te permitirá delegar con mejor criterio y dejar ese “más o menos” para otras cuestiones más personales.

Una comunicación a la antigua

Y esa visión panorámica nos lleva al siguiente punto. Si contamos con esa visión, ¿por qué seguir manteniendo unos canales de comunicación obsoletos con nuestro equipo y nuestros clientes?

Cuando hablamos de comunicación obsoleta, nos referimos a decenas de reuniones a la semana, a pizarras llenas de tablas y borrones, a llamadas a destiempo y sin control, a una bandeja de entrada voraz y a esas cosas que hacen que “sentarse a trabajar” sea un logro y no una norma.

Y es que, establecer canales de comunicación actuales y crear procesos para controlarlos te hace ganar en transparencia a nivel interno y externo, productividad y calidad en tu trabajo y el de los tuyos. Y eso se agradece.

El expertise en el Excel

Y para seguir encadenando, la comunicación a la antigua nos lleva al siguiente paso relacionado con el Excel. ¿Tener un máster en Excel es una cosa que se ha hecho mal en 2017? Para nada, vamos a explicarnos:

Hemos visto a profesionales crear verdaderas infraestructuras en Excel: Hojas de tiempo, control y seguimiento de tareas, seguimiento clientes, minutas de reunión, facturas, etc. Y es que Excel es una gran hoja de cálculo, pero es eso: una hoja de cálculo. Extralimitarnos en su uso nos lleva a ese 74% del que hablábamos al inicio.

Excel no es escalable y, si nos apuras, tampoco es una herramienta para gestionar, controlar y planificar proyectos. Quizás valga para poner parches de vez en cuando, pero no para sacar un proyecto adelante. Hagamos una cosa, cuando estés a punto de escuchar el discurso del rey recapitulando el año, hazte esta pregunta: «¿Cuántas hojas de Excel ha utilizado mi agencia este año?». Luego, quizás te plantes muchas cosas…

El ir a pecho descubierto

Si te dedicas a esto, ya has demostrado que eres un o una valiente. No hace falta seguir demostrándolo a todas horas y a todo el mundo. Y es que, ¿quién de nosotros no ha presupuestado/planteado un proyecto sin tener en cuenta los imprevistos?

Los compañeros se van de vacaciones o se resfrían, los proveedores no llegan a tiempo y las respuestas de tus clientes se hacen esperar. Hay muchos factores que se escapan a tu total control en un proyecto. Así que, ¿por qué no intentar preverlo? Y eso, ¿cómo se hace? Con Excel seguro que no ;)

Olvidar que un NO a tiempo es una victoria

Ojo, también puede ocurrir que en 2017  hayas trabajado en proyectos totalmente detallados en tiempo, forma, costes y recursos. Una planificación precisa y ajustada que se te vaya al garete porque tu cliente haya querido modificar “algunos detalles” que han hecho cambiar los tiempos y las formas del proyecto.

No queremos decir que vayas con el NO por delante –parte de nuestro trabajo se basa en saber adaptarnos a las mentes cambiantes de nuestros clientes–, pero sí que intentemos negociar y meter ese trabajo extra de alguna forma en nuestros proyectos. Medir los recursos necesarios, mirar rentabilidad del proyecto y la carga de trabajo que necesitan esos cambios. Si todo puede ajustarse a nuestro plan (léase también presupuesto), adelante; si es imposible, mejor pulsar la tecla del “NO”. Porque es verdad que los clientes tienen siempre la razón, pero nuestro trabajo a veces es hacerle cambiar esa razón.

Si has sufrido de estos errores, propios o ajenos, y quieres cambiarlo para el año que entra, te proponemos que comiences 2018 organizándote por dentro para tener éxito por fuera: Te recomendamos que pruebes Teamleader durante 14 días de forma gratuita. Una herramienta especializada en agecias que une CRM, facturación y gestión de proyectos, todo en uno.

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Actualizado 13/05/2021