Manual del buen organizador de conferencias

La organización de un evento es tan importante como fomentar las capacidades comunicativas de los ponentes o hacer que el público viva una experiencia inolvidable. Existen muchos aspectos a tener en cuenta y resulta fundamental una buena planificación y mucha paciencia. Algunas de las siguientes ideas son las que proponen desde TED para organizar de la mejor manera un evento. ¿Cómo seleccionar a los oradores? Más que la persona, lo que deberías buscar es la idea o la innovación. Conviene pensarlo de la siguiente manera: ¿Qué será más importante para la audiencia, saber que esa persona existe o conocer esa nueva idea? ¿Qué ideas debes buscar? Busca ideas nuevas que tengan su origen en una comunidad específica, pero que sean ampliamente reconocibles.Busca ideas que necesiten ser defendidas: no algo evidente, sino un argumento interesante. Busca una idea que tu público no haya escuchado antes (no presentes, en ningún caso, una copia de una charla que te guste). Busca ideas que cambien las percepciones; por ejemplo, un descubrimiento científico que modifique la manera en la que piensas sobre las ranas; o un argumento filosófico que modifique tus nociones de amistad. ¿Cómo ofrecer una experiencia única? Ofrecer una experiencia única significa que cada detalle del evento será especial para el orador o el público y es tarea del organizador de ofrecerlo. Hay varios detalles a tener en cuenta cuando se habla de crear experiencia memorable. Los más esenciales son los siguientes: Networking: los eventos no se basan (únicamente) en los oradores, sino también en la gente que encuentras y conoces. Hay que ofrecer tiempo y espacio entre charlas y sesiones para que los visitantes puedan interactuar y ser parte de actividades paralelos.After-parties: Otro tipo de networking es el que se vertebra en las fiestas de después de acabar el evento, que suelen reunir a todos los participantes y asistentes y les permite «desconectar» en un ambiente acogedor, agradable y casual.Experiencias gastronómicas: una de las críticas más repetidas en los eventos de diseño es que no hay una oferta variada (y bien organizada) de comida y pausas de café. Asegúrate de que los asistentes están hidratados, alimentados y tengan a su alcance buenas dosis de cafeína durante los breaks. ¿Cómo debe ser el espacio? Debe ofrecer intimidad y confort, y ser simple y fácil de ocupar (es decir, todo lo contrario a un lugar laberíntico y complejo). En este sentido, más grande no significa necesariamente mejor, pero sí resulta esencial que los asistentes tengan el suficiente espacio para estirarse, hablar entre ellos y respirar. También debes tener en cuenta que el espacio tenga capacidad para proyectar y ver vídeos; o tenga los baños convenientemente ubicados, entre otros aspectos. ¿Qué no debería verse en una buena conferencia? Las charlas de TED, por ejemplo, se basan en tres pilares: estructura, brevedad y objetivo. Y junto a estos tres pilares, además, existe un estricto protocolo de contenido: cuatro reglas de oro que convierten prácticamente cualquier charla en éxito. Son las siguientes. No se vende desde el escenario Si para una charla es esencial que el orador mencione su trabajo y describa la empresa/el negocio en el que está involucrado, debería hacerlo. Pero, por norma general, los oradores nunca pueden usar el escenario de TED o TEDx para lanzar sus productos, vender sus servicios, promocionar sus libros o pedir financiación. Hay una línea muy fina entre la autopromoción descarada y la autoevaluación sana. Por ello, si algo parece publicidad, probablemente lo sea.No a los programas políticosEl escenario no es lugar para hablar de políticas partidistas o posiciones extremistas. Los oradores no deben defender pensamientos, partidos o líderes políticos en sus charlas, ni insultar o menospreciar a posibles adversarios en esa misma línea.No a la persuasión religiosaLos oradores no pueden persuadir o defender una religión, fe o sistema de creencias, ya sea a través de la retórica o de la supuesta «comprobación científica». Los ponentes, obviamente, pueden ser honestos acerca de sus creencias, pero no deben usar el escenario para promocionarlas.Solo credibilidad científicaLa ciencia es uno de los pilares más importantes del universo TED y TEDx. Por ello, es importante que los oradores mantengan ese espíritu al compartir sus ideas. Las charlas deben ser interesantes, pero, antes de nada, deben ser creíbles (científicamente). ¿Qué consejos hay que darle al orador? Nadie nace sabiéndolo todo. Por eso, desde organizaciones como TED o 99U, son muchos los consejos que se recogen para que los ponentes puedan inspirarse en ellos y hacer sus charlas mucho más sólidas. Esto es lo que puedes decirles a tus ponentes: Un tema bien enfocado, directo y sincero hará que tu charla destaque y logre quedarse en la memoria de la audiencia.La audiencia está interesada en cómo tú piensas, trabajas o creas; no en la marca o industria que representas. No tengas miedo de hacer tu charla personal.¿Qué pueden aprender otros profesionales o creativos de tu experiencia? Una buena charla creará un puente directo entre el trabajo del ponente y el de todos los que se encuentran en el público.La audiencia aprecia la sinceridad y la vulnerabilidad de los oradores. Por ello, resérvate la rigidez para las reuniones con tu equipo. Los oradores deben hablar como hablan, no como escriben. A veces es mejor resumir la charla por puntos y no escribir el guion por completo.Hay que asegurarse de mantener un tono de conversación agradable, pero en ningún caso grandilocuente.Conviene tener precaución al nutrirse de utopías, emociones, juegos de palabras, quejas o autocríticas falsas. Las anécdotas personales son como las guarniciones: la cantidad adecuada puede hacer tu charla «deliciosa». Sin embargo, demasiadas pueden resultar inapropiadas.

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