¿Cómo conseguir cobrar cuando toca? ¿Cuál es la clave para mantener al día los temas burocráticos y el papeleo? ¿Qué hacer para estar al corriente de todos los pagos con Hacienda? Compaginar la creatividad con la vida comercial es sumamente complejo. Aquí una serie de consejos que esperamos sean de ayuda si eres creativo freelance.
La faceta creativa y la comercial son las rivales eternas. Lograr el equilibrio entre ambas actividades, es particularmente es difícil cuando uno trabaja solo como freelance en su propio estudio. A las ventajas de tener plena libertad de horarios y ritmos de trabajo se contrapone el hecho detener que ser al mismo el departamento de contabilidad y el administrador de la empresa.
Los tres problemas clave a los que se enfrenta un creativo freelance es: mantenerse al día con el papeleo, recibir pagos en el momento que toca y asegurarse de que uno tiene en regla todo lo relativo a temas de impuestos. La clave está en que estas tareas no le roben a uno el tiempo más preciado de su trabajo: diseñar. Para llegar a encontrar una solución óptima, es bueno hacerse la pregunta: ¿cómo lo hacen otros?
La hoja de cálculo
Después del libro contabilidad, ésta es quizás la herramienta más básica y sencilla para llevar controlados los aspectos clave de un freelance: gastos comunes, ingresos, pagos a proveedores, impuestos.. La hoja de cálculo es una herramienta sin costes. Desde el Google Docs hasta el Numbers de Mac hay todo un mundo en el que elegir.
Cuenta con un programa de gestión para creativos freelance
El siguiente paso son los programas especializados. Cada vez hay más apps y programas dedicados a la gestión de recursos y la contabilidad, desde los más básicos a los más completos, y en algunos casos gratuitos. Casi todos ellos son perfectos para aquellos profesionales freelance que deciden [o se ven obligados] a llevar ellos mismos sus cuentas. Billings, Billage, ContaMoney… Mediante estos programas puedes llevar la contabilidad tú mismo desde tu propio ordenador de forma fácil y sencilla. En el mejor de los casos, la app te avisa en el momento en el que un cliente tiene un saldo vencido. Incluso puedes hacer facturas desde el móvil, siempre que tengas al cliente dado de alta. Pero, quizás, lo más interesante de este tipo de software es que te permite gestionar prácticamente al milímetro cada proyecto que llevas en marcha como creativo freelance.
Contrata a un profesional
Hacer la propia declaración de impuestos no es difícil cuando uno está acostumbrado ese tipo de tareas, pero sí que es un trabajo que roba tiempo. Por el contrario, cuando uno no está acostumbrado a llevar la burocracia, es fácil perder el hilo. Considerar contratar a un contable o a personal administrativo que gestione estos temas por horas es una buena opción. Consulta precios; verás que no es demasiado caro. Y lo mejor de todo, comprobarás cómo cambia tu cara al entregar una caja repleta de facturas, tickets y recibos y no tener que preocuparse por esos asuntos nunca más. Con un profesional todo es más rápido, sencillo y todo está controlado, sin verse en la obligación de apagar fuegos a última hora.
Persigue a tus pagadores regularmente
A veces sucede que el primer problema en tema de pagos es que el cliente no ha recibido la factura o no ha llegado al departamento administrativo correspondiente. También puede ocurrir que esa factura sí se ha enviado, pero ésta no indica una fecha límite de pago. En cierto modo hay que ‘perseguir’ a los clientes que te deben dinero. Al igual que los profesionales de la creatividad tienen un dead line de entrega, es necesario recordar a los clientes que hay un dead line en el pago.
Lo ideal es reclamar los pagos lo más educadamente posible. Por otro lado, cuando ya se ha intentado todo, si no queda más remedio, habrá que recurrir a otras vías. Si bien cada país tiene su legislación, casi todos coinciden en establecer multas por pagos tardíos; es bueno estar informado al respecto.