Cosas a tener en cuenta para gestionar un encargo de diseño

Uno de los momentos felices de nuestra profesión es cuando llega un encargo de diseño, aunque también es cierto que a la vez es una de las cosas que más dolores de cabeza nos causa. Aquí os dejamos algunas de las reflexiones para que todo vaya lo mejor posible, aunque podríamos hablar de este tema durante horas.

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Nick Frost (PixelBuddha)

Es importante saber con quien ‘sales a cenar’, conoce a tu cliente
Al igual que cuando invitas a alguien a cenar a casa sabes de antemano si es vegetariano o no le gusta el pescado –o estaría bien saberlo–, cuando alguien te encarga un trabajo pasa lo mismo. Si lo vas a ‘invitar a casa’, eso significa que la cosa va bien y que incluso puede ser el comienzo de una bonita amistad. Por tanto, sí que beneficiará al proyecto poder contar con el máximo de información acerca de su empresa/proyecto, la historia, sus inquietudes, objetivos, etc. Obtenerla te ayudará a desarrollar el proyecto en condiciones y además con cada historia que te cuente el cliente sabrás un poco más de todo, lo que siempre es interesante.

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Si no existe un briefing, invéntalo
El concepto del briefing es algo que se estudia en todas las escuelas de diseño, técnicamente se trata de un documento (informe) que reúne la información relativa al desarrollo de una campaña o trabajo y como tal puede ser de mayor o menor extensión… Pero en la práctica, a veces el briefing es inexistente. O bien no llega nunca o bien cuando llega es tan escueto que no resuelve las dudas. Por ello es importante ponerse en la piel de ‘entrevistador’ y preguntar toda aquella información que consideres de interés, entre las preguntas realizadas hay dos que no deberían faltar: ‘¿Por qué?’ y ‘Para qué?’. Es decir, deberías tener claro por qué el cliente ha decidido llevar a cabo el proyecto y qué objetivos persigue ya que eso te ayudará a acertar y a tener claras las expectativas. Una vez obtengas las respuestas es importante redactarlas y compartirlas con el cliente, aunque sea enviando un mail. Esto te evitará posteriores malentendidos. Si además obtienes la respuesta de ‘¿Por cuánto?’, todo será aún más fácil.

Escribe las reglas del juego
Un encargo no deja de ser un acuerdo entre dos partes. Por ello es necesario que exista un documento que resuma las reglas del juego. Podemos llamarlo contrato de diseño, presupuesto, anexo a factura o incluso enviar un mail para que lo acepten, pero es necesario. Porque donde ‘dije digo digo Diego’. Este documento debe recoger todo aquello que hemos ido hablando y aportar las soluciones en caso de imprevistos, se trata tener un escrito amable con el que ambas partes se sientan cómodos a la hora de desarrollar el proyecto. Modelos hay muchos, pero cada acuerdo es un mundo con lo que hay que adaptar los temas según cada caso. En el acuerdo debe figurar el ‘objeto’ del acuerdo. Es decir, el trabajo que se va realizar además de las fechas de desarrollo, lo que incluye y sobre todo lo que excluye, el importe acordado, las restricciones de áreas geográficas si es que existen, las fechas y formas de pago, los formatos de entrega, la autoría… Y así un sinfín de cosas en función del tipo y volumen del proyecto. Pero que no te asuste, se trata de redactar unas líneas de texto que resuman lo que se debe hacer y lo que no, y el cómo y el cuándo.

Habla de dinero
Vivimos en una sociedad de intercambio económico, es una realidad. Como todo, dependiendo desde la óptica con que se mire, quizás para algunos sea un tema algo triste o poco cómodo hablar, pero es una realidad nos guste o no. Por ello, es importante hablar de dinero desde la primera reunión, esto a veces lo olvidamos con la emoción del momento, y de lo contrario nos podemos encontrar en la situación de haber invertido un tiempo y esfuerzo innecesarios.

Al fin y al cabo, la cuestión de poner cifras tiene que ver más con los recursos necesarios para desarrollar un determinado proyecto. Al igual que es importante hablar de dinero también lo es tener nuestra política de cómo va a llegar ese dinero. Fija tus porcentajes de adelanto y las posteriores fechas de pago. Puede que las primeras ocasiones te resulte incómodo pero esto es habitual y forma parte del juego –piensa por ejemplo cuando contratas una reforma de tu casa o cuando lees el menú de un restaurante, en ambos casos el precio y la forma de pago quedan cerrados de antemano–. Una vez negociados estos aspectos todo resulta mucho más sencillo y dejas de vivir con un gran interrogante.

Habla de fechas
¿Cuántas veces has comenzado un proyecto y este se ha quedado en el escritorio a la espera de cerrarlo definitivamente? Al igual que es necesario cerrar cifras, lo es cerrar fechas. Cuando el trabajo que estás realizando tiene ‘deadline’ suele ser todo más fácil, pero en innumerables ocasiones no lo tiene, o simplemente el proyecto se retrasa debido a cambios internos y nos encontramos en la situación de la eterna espera. Por ello es importante cerrar las fechas de entrega tanto por nuestra parte como por la del cliente. Cierra el tiempo para recibir la información necesaria y para desarrollar el encargo y también refleja en algún documento el acuerdo alcanzado en caso de cancelación o retraso del proyecto. Y ese acuerdo debe conllevar el pago del importe del trabajo realizado.

Aprende a encontrar tu relación ideal
Para que una relación funcione las cosas tienen que ser fluidas y naturales y comenzar poco a poco. La primera vez quedas para tomar un vino y charlas un rato, luego vas al cine y compruebas si a los dos os gustan las pelis en VOS, luego vas a cenar y si todo va bien abres la puertas de tu casa y un día se deja el cepillo de dientes.

Con los clientes pasa lo mismo. Es muy importante –y también una de las cosas más difíciles– encontrar clientes que hablen tu mismo lenguaje. Quizás no forman parte de tu círculo habitual ni tus amigos del parvulario ni tu primera novia/o… Al igual que seguramente tus primeros clientes no hablan tu mismo lenguaje o ya no forman parte de tu día a día. Pero en este aspecto, la búsqueda de la ‘media naranja’ vale la pena. A veces perdemos tiempo en cambiar o trasformar algo que por su propia naturaleza es imposible que cambie… Si llega ese caso, a veces la mejor opción es reconocer que fue bonito mientras duró y  llegar a un buen acuerdo de divorcio ;-)

Si estás a la espera de un encargo, que te llegue pronto y además ¡que lo disfrutes!

Actualizado 22/09/2014