7 tips que te ayudarán a administrar mejor sus finanzas como diseñador independiente.
Ser diseñador freelance es a la vez emocionante y aterrador. La parte más dura cuando nos independizamos y montamos nuestro propio estudio es saber si vamos a ganar el suficiente dinero para mantenernos a flote. Hay quienes piensan que los trabajadores independientes sacrifican dinero por la libertad. Sin embargo, existen muchos casos que constatan que no tiene por qué ser así, sino todo lo contrario: ser diseñador freelance puede ser muy rentable, incluso se puede ganar más dinero que trabajando por cuenta ajena.
Para conseguir esa meta es necesario llevar a cabo una buena planificación financiera (sí, son los gajes de ser tu propio jefe; tener un plan de marketing es básico). Esta planificación te ayudará a estar preparado. Piensa que cuando empieces a trabajar como diseñador freelance, los ingresos regulares que obtenías cuando por cuenta ajena habrán desaparecido.
Si estás pensando en independizarte, aquí las claves para salir a flote, lograr óptimos resultados e incluso, hacer que tu economía crezca:
1. Establece unas expectativas realistas
Los inicios siempre son duros. Los trabajos no llueven, hay que generar oportunidades y buscarlos. Desde que abrimos nuestro estudio hasta que empezamos a facturar, hay un periodo en el que no hay ingresos (o muy pocos) y sí muchos gastos.
Por lo tanto, una buena idea antes de empezar a trabajar como diseñador freelance es acumular al menos tres (preferiblemente seis) meses de gastos; y hablamos no solo de lo que necesitamos para nuestro estudio, sino de lo que necesitamos para vivir. Además, es conveniente tener un plan B para dar marcha atrás si las cosas no funcionan.
En cierto modo, debemos pensar en nuestro nuevo negocio como una startup: los ahorros son nuestra pista de despegue para pasar de la estabilidad de un salario mensual. Siempre y cuando estemos organizados y sepamos cómo trabajar en red es posible rentabilizar nuestro estudio y empezar a ganar dinero.
2. Gestiona tus gastos generales
La organización y la planificación es crucial. El mayor desafío del trabajo como freelance es la naturaleza desigual de los ingresos. Incluso si tenemos la suerte de conseguir un contrato con un cliente a largo plazo, probablemente deberá pasar un mes antes de poder facturar. Y además, muchas empresas pagan según ciclos de 60 o 90 días: de forma que si perdemos un período de pago tendremos que esperar hasta el próximo ciclo.
Incluso en las pequeñas empresas es muy posible que tengamos que andar detrás de un cliente para que nos pague. En este sentido, para evitar conflictos y tener la entrada monetaria en nuestra caja planificada y a salvo de disgustos, es clave encontrar una fórmula para que los pagos no se demoren y que todo quede por escrito en un contrato.
Una opción es exigir un depósito del 50 al 60 por ciento a los nuevos clientes, y el saldo restante llegará a pagos por etapas una vez entregado el trabajo acordado.
Otra cuestión importante es hacer un seguimiento detallado de todos los gastos y lo que necesitamos usar en nuestro negocio. Por ejemplo, es fácil que utilicemos muchas herramientas online que con el tiempo caigan en desuso. Para evitar costes extra es conveniente chequear o hacer una auditoría cada dos o tres meses para asegurarnos de cancelar cualquier cosa que no estemos usando.
Ese seguimiento debería extenderse a todo: desde software hasta bolígrafos y papel. Todo necesita ser contabilizado. Cuando trabajamos como asalariados, alguien ajeno a nosotros paga por estas cosas. Como freelance, lo cubrimos nosotros mismos. Así que inicia sesión recibos y al final del año sabrás cuánto cuestan los accesorios. Esto se puede incluir en las facturas.
3. Prepárate para el momento de pago de impuestos
La burocracia, los impuestos y los pagos a Hacienda siempre son un mal trago por el que nadie quiere pasar. Sin embargo, son inevitables. Una buena opción para que estas gestiones no se nos atraganten es buscar un gestor externo que se haga cargo de estos temas. Nos ahorrará muchos quebraderos de cabeza y también tiempo para dedicarnos a lo que realmente es importante: diseñar.
Otros consejos que puedes seguir para que todo esté en orden con Hacienda son: el uso de una tarjeta de crédito separada para aislar los gastos y tener siempre una reserva de dinero para impuestos.
Una idea inteligente es reservar de forma rutinaria un porcentaje de los ingresos en una cuenta de ahorros para destinar a los posteriores pagos a Hacienda. En el caso de que finalmente no tengamos que pagar tanto y tengamos un excedente, ese dinero lo podremos utilizar para otras inversiones o reservarlo para futuros trimestres.
4. Consigue que el flujo de trabajo sea continuo
Cuando abrimos nuestro nuevo estudio, a veces pecamos de optimismo. A raíz del boca a boca, sabemos que en el plazo de un mes, dos o incluso tres meses tenemos asegurados varios proyectos en marcha que nos han pasado varios colegas o conocidos. Sin embargo, ¿qué va pasar a partir de entonces? ¿Y si de repente deja de sonar el teléfono? ¿Tenemos una estrategia para buscar nuevos clientes?
Una de las cosas especialmente estresantes para un profesional freelance es mirar el calendario y que esté en blanco, sin fechas asignadas para futuros proyectos.
Si queremos ganar más dinero como freelance o como mínimo subsistir y mantenernos a flote, es importante tener siempre algún proyecto en marcha. O dicho de otro modo, hacer que la bola esté siempre rodando. Y para ello, necesitamos una estrategia proactiva de ventas y marketing.
Es importante hacer pequeñas cosas durante todo el año para permanecer en la mente de los cliente. Si no tenemos clientes por cuenta ajena, ¿por qué no trabajar para nosotros mismos?
Siempre podemos realizar proyectos personales para premios, mantener nuestro portfolio actualizado y mantener amistades reales con las personas con las que trabajamos o para las que nos gustaría trabajar.
5. Tómate un tiempo libre
A menudo escuchamos que los trabajadores freelance pasan las vacaciones bajo la luz de una pantalla. Error. Las vacaciones no están reñidas con ganar más dinero, o por lo menos no debería ser así, incluso si somos freelance.
En nuestra planificación del flujo de trabajo debemos reservar siempre un tiempo para el descanso. Desconectar y reconectar es vital en todos los aspectos. Nos ayuda a ver las cosas desde otra perspectiva, a sacar a flote ideas que teníamos atascadas, eliminar aquellas que finalmente no interesan y a recuperarnos del desgaste de la rutina diaria. El tiempo libre debería ser algo autoinfligido.
Algunas claves para poder disfrutar de ese tiempo es: intentar que el flujo de trabajo esté lo más planificado y organizado posible; avisar a los clientes con la suficiente anticipación y recordarles que de tal fecha a tal fecha no vamos a estar en la oficina. Solo en algunos casos concretos, de proyectos o clientes muy importantes, podemos dejar una vía abierta para atender cuestiones urgentes.
6. Ten un plan B; crea proyectos en paralelo
Una forma para que el flujo de trabajo no se pare es generar diversos canales como fuente de ingresos. Si diversificamos nuestra oferta, tenemos más oportunidades. Las tareas de consultoría, de formación o incluso trabajar para otros diseñadores para cubrir periodos vacacionales o proyectos concreto son algunas de las opciones más extendidas. En otros casos, por ejemplo, si eres un diseñador multitask pero tienes alguna habilidad especial, puedes explotarla: ilustración, carteles, animación, vídeo, fotografía.
Desarrollar proyectos en paralelo puede ser una vía rentable. Puede ser desde autoeditar un libro con consejos y tips hasta el desarrollo de aplicaciones, cursos online… Todas estas son otras posibles formas de ganar más dinero si eres diseñador freelance. Y además, trabajamos con el aliciente de que son proyectos propios, que nos ayudan a plantearnos retos creativos y nos elevan la autoestima.
7. Desarrolla una política de precios equilibrada
Una de las preguntas más difíciles de responder cuando trabajamos como freelance es cuánto cobrar por nuestro trabajo. Es vital establecer unas tarifas correctas. Pero ¿cómo las defino? ¿Cómo saber si estoy cobrando mucho o poco?
Algunos consejos para ajustar nuestras tarifas y ver la vía de ganar más dinero: Primero, mira hacia afuera; sal del mercado local, donde las expectativas de tarifas suelen más bajas, para abarcar proyectos en un contexto nacional e internacional.
Segundo, haz un balance de costes. Hay diferentes aplicaciones que te ayudan a gestionar la economía de tu estudio. De esta forma, evitarás uno de los grandes errores: con demasiada frecuencia, los diseñadores freelance cobran menos porque creen que pueden soportar mayor carga de trabajo por disponer un tiempo infinito que incluye fines de semana y días festivos.
Las horas extra hay que cobrarlas. Lo mismo sucede cuando un proyecto especial requiere trabajar fines de semana o tiempo extra. La experiencia es otro factor a tener en cuenta a la hora de establecer tarifas. Y también si un proyecto requiere una dedicación exclusiva.
Estos 7 tips son solo algunos de los consejos que puedes seguir. También puedes ver cómo lo hacen otros estudios y diseñadores. Hay amplia bibliografía y cursos especializados para triunfar como diseñador freelance, como El Gran Salto de Martina Flor.
