Los 6 imprescindibles que una agencia busca en una herramienta de gestión de proyectos

Las agencias también se han sumado a la Transformación Digital. Si bien antes los proyectos se controlaban mediante una pizarra o una hoja de Excel, hoy hay decenas de herramientas que ayudan no solo al control y supervisión de los diferentes proyectos, sino a la colaboración y comunicación entre los miembros de un equipo. Pero ¿qué características buscan las agencias en una herramienta de gestión?

Aparte de un precio asequible, un servicio de atención al cliente exquisito y un diseño cuidado, existe una serie de criterios técnicos que suelen ser fundamentales dentro del día a día de una agencia. Hemos hablado con el equipo de Teamleader CRM, un software en la nube que une CRM, facturación y gestión de proyectos all in one especializado en agencia y hemos confeccionado una lista en torno a los imprescindibles que una herramienta de gestión de proyectos debería tener:

1. Planificación

La razón de ser de una herramienta de project management radica en su capacidad para centralizar información y permitir una comunicación entre las partes implicadas en el proyecto (clientes, managers, equipos…) de manera que ofrezca una visión clara del flujo del trabajo y permita a su vez ajustarlo si es necesario. Y es aquí cuando resulta clave que una herramienta permita tanto la gestión como la planificación del proyecto.

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Al mismo tiempo, cuando la herramienta facilita la gestión de todos los datos desde una misma plataforma centralizada, se evitan duplicaciones y malentendidos no solo con compañeros sino con clientes. Y es que cuando hablamos de planificación, ‘el orden’ es el típico hombre al otro lado de la barra de un bar: Todos saben qué es, pero pocos lo conocen.

2. Gestión de tareas

Más allá de la planificación, un software de gestión de proyectos debe ayudar en el día a día a nivel operativo, dando la posibilidad de dividir el proyecto en fases, y estas en tareas. Al mismo tiempo, es fundamental el poder añadir plazos de entrega y presupuestos destinados a estas tareas tanto en recursos de tiempo como de personal.

Cuando una herramienta permite no solo crear tareas, sino plantearlas en un calendario con fechas, tiempos estimados o responsables se gana mucha eficiencia y agilidad. Y es que cada vez más gestores de proyectos permiten distribuir tareas y responsabilidades, dando una visión panorámica, y a la vez detallada, de todo el proyecto de modo que se puedan controlar las cargas de trabajo y delegar de una manera ordenada y segura.

3. Comunicación a nivel interno y externo

Detrás de toda planificación y gestión, lo que siempre se busca es que se mejore la colaboración y comunicación entre todas las partes implicadas en un proyecto. Funcionalidades que faciliten esta relación entre las partes, siempre son bienvenidas. Aquí brillan las herramientas que permiten adjuntar archivos, dejar mensajes, enviar notificaciones o compartir calendario. Este punto también resulta diferencial a la hora de utilizar y sacar partido a una herramienta de este tipo.

Un software de gestión de proyectos puede, de hecho, dar acceso al cliente a cierta información del proyecto, como su estado y evolución, comportándose como una herramienta transparente a la hora de mantener una relación con el cliente lo más cercana posible, sin necesidad de pasar horas y horas de reuniones cada pocos días.

4. Creación de informes

A muchos no les gustan, pero los informes son una parte fundamental dentro del día a día de una agencia, sirven para analizar el trabajo realizado y para estudiar los siguientes pasos a llevar a cabo. Otorgarles valor, es darle valor a al trabajo que se lleva a cabo pues son el mejor método para evaluar de puertas hacia dentro y hacia fuera el trabajo realizado y/o que está en marcha.

Estos informes dan una visión global de cómo va el proyecto actual y ofrecen los insight necesarios para reconducir la situación si es necesario. Responder a preguntas como el por qué se ha superado el presupuesto o por qué se ha retrasado en el tiempo un proyecto determinado es tarea de un Project manager, pero para ello necesita el soporte de una herramienta que recoja datos automáticamente y los haga accesibles.

5. Gestión del presupuesto y control de los recursos

Un software de gestión de proyectos que busque ajustarse a los procesos de una agencia debe ser capaz de, por un lado, ayudar en la gestión del presupuesto y, por otro, llevar el control de los recursos disponibles en términos de personal. Para ello necesita ofrecer una visión general y panorámica donde poder ver las cargas de trabajo, el tiempo libre de cada uno, las reuniones planteadas, etc. con el objetivo de evitar duplicación de tareas o sobresaturación de calendarios. Y si a todo ello, se añade el conocer los costes asociados o falta de recursos, ¿qué más se le podría pedir?

Y es que una herramienta de este tipo se basa en ayudar en la gestión y la planificación de los distintos proyectos de una agencia, pero al fin al cabo lo que se le pide también es que ayude en el control y en el seguimiento de la parte operativa de la agencia.

6. Registro de tiempos y control de la rentabilidad

Con la implementación de este tipo de herramientas, las agencias lo que buscan es la productividad y la eficiencia, pero un software de proyectos no puede ayudar en este requerimiento si no incluye la posibilidad de hacer un registro de tiempos (time tracking). Las agencias buscan cada vez más medir sus tiempos de producción y ejecución. Sin embargo, muchas de las herramientas existentes en el mercado no ofrecen esta funcionalidad, teniendo que buscar soluciones fuera –con los problemas que esto ocasiona en términos operativos y ejecutivos–.

Del mismo modo, uno de los puntos flacos de los gestores de proyectos es su incapacidad de controlar la rentabilidad del proyecto en cuestión. Para hacer esto, es necesario que la herramienta no solamente recoja procesos operativos, sino que sea capaz de procesar información comercial como presupuestos o facturación. Porque, al fin y al cabo, la gestión de una agencia, cualquiera que sea su especialidad, se basa en un juego de equilibrios de costes y beneficios en busca de una rentabilidad balanceada entre la calidad del resultado ofrecido, los recursos puestos a disposición y las expectativas del cliente. Nada fácil, pero nada fuera de lugar.

Teniendo todo esto en mente, surgió Teamleader. Una herramienta all in one y en la nube, destinada a agencias y que une –en una sola plataforma– las funcionalidades necesarias para dar ese salto a la gestión eficiente que los profesionales del sector buscan. O así lo aseguran sus datos de crecimiento a nivel europeo, situándose como una empresa referente en el sector del software en tan solo cinco años desde su fundación y apenas un año en el mercado español.

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