A estas alturas son numerosos los artículos que se han escrito acerca de las reuniones, con lo que si ya tienes las cosas claras al respecto te aconsejo que dejes de leer. Hay de todo en función de las maneras de trabajar y aunque hoy abundan los casos en que no conocemos en persona al cliente, ya que vía mail o Skype lo solucionamos rápida y eficazmente, para determinados proyectos es importante reunirnos. En este caso, hay que tener claros algunos aspectos. Aquí vamos con algunas preguntas que estaría que te plantearas antes de acudir a la reunión.
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¿Con quién te reúnes?
Está claro que si la reunión la tienes agendada sabrás dónde y con quién te reúnes. Aún así, antes de sentarte delante de tu cliente te ayudará el hecho de tener más información y de esta manera contrastar datos. No está de más echar un vistazo a su web, sus redes sociales, hacer búsquedas en Google, en prensa, lectura de entrevistas si las hay, averiguar cómo están posicionados, qué tipo de clientes o usuarios tienen, etc. Todo ello te permitirá hacerte una idea de sus necesidades, mantener un intercambio de impresiones y aportar datos en caso de ser necesario, sobre todo si estamos hablando de posicionamiento en internet o redes sociales.
¿Para qué te reúnes?
Si es la primera reunión que mantienes con un cliente, el motivo de la misma debería ser conocerle lo mejor posible, con lo que la premisa aquí sería: escuchar, escuchar y escuchar. Es importante conocer sus estrategias, expectativas, histórico, recursos que dispone, etc. Evidentemente, antes o después de haber realizado tu presentación.
Si la reunión es para tratar temas en curso o comentar nuevas propuestas, el famoso ‘orden del día’ es necesario y más cuando el número de personas y los perfiles que acuden a la reunión son diferentes. Alguien tiene que asumir el papel de coordinador, si quien agenda la reunión no te facilita esta información, no dudes en pasarla por mail tú. Con pasar un mail que tenga los temas a tratar numerados será suficiente. Y no olvides llevar a la reunión una copia para cada asistente o bien tener el documento presente en un tablet para ir tachándolos conforme se vayan resolviendo. Es importante también marcar una hora de comienzo y fin para la reunión.
¿Qué llevo a la reunión?
En la primera reunión con un cliente lleva una presentación en el soporte que consideres más adecuado. Es recomendable escuchar antes de comenzar a hablar ya que en caso contrario podríamos soltar un monólogo que no esté centrado en lo que realmente necesite el cliente y por lo tanto carezca de interés. Además, de ese modo podemos focalizar la presentación en aquellas áreas que realmente puedan encajar más con sus necesidades o intereses.
Si la reunión es para tratar proyectos o propuestas en curso, todas las cuestiones deberían estar recogidas en el ‘orden del día’. Por tanto, deberías tener a mano toda la documentación relativa. Aunque con anterioridad le hayas pasado un documento por mail al cliente, quizás no lo tenga a mano en ese momento y son muy molestas las interrupciones por estos motivos. Si tienes temas incómodos –aunque necesarios– que tratar como son impagos, cambios de modelos de trabajar, etc. pueden estar reflejados en el ‘orden del día’ de manera sutil y puedes llevarlos en un listado aparte. Estos temas, por lo general, es aconsejable dejarlos para el final de la reunión, pero todo depende del tipo de relación que tengas con tu cliente.
¿Y después de reunirnos?
Las conclusiones de una reunión son tan importantes o más que la reunión en sí. Muchas veces nos reunimos y todas las buenas intenciones de iniciar proyectos, mejorar procesos o solucionar temas quedan sepultados por los temas urgentes cotidianos. Es importante hacer un resumen de las conclusiones por escrito y compartirlas con todos los asistentes a la reunión y es muy importante poner fechas de finalización o entrega para dejar resueltos todos los temas.
GUÍA EXPRESS PARA UNA REUNIÓN ÓPTIMA
- No llegues tarde, y si por cualquier urgencia llegas tarde, avisa.
- Si organizas tú la reunión procura que el espacio sea agradable y ofrece al menos agua a los asistentes.
- Olvídate del móvil, excepto urgencias reales (incluye WhatsApp y mirar Facebook).
- Participa, pero deja hablar al cliente. No hay nada peor que una persona que interrumpe constantemente para exponer sus ideas.
- Por tontas que te parezcan, si tienes dudas pregunta. Tenía una compañera de clase que siempre decía: «Prefiero parecer tonta un momento que serlo toda la vida». Tenía razón.
- Al finalizar expón un resumen de lo que has entendido. A veces nos vamos por las ramas y es importante sintetizar.
- Recuerda que tras la reunión alguien tiene que enviar un resumen de todas las conclusiones.
Os dejo, que tengo una reunión. Espero que tengáis una felices y fructíferas reuniones.