El Ayuntamiento de Cádiz ha abierto una licitación para contratar prácticamente toda la comunicación gráfica de sus teatros, salas, festivales y ciclos culturales durante un año. El encargo incluye temporadas completas, carteles, programas, adaptaciones, newsletters y mantenimiento de páginas web, con cambios sin límite y plazos de entrega muy ajustados. Todo ello por un presupuesto máximo de 29.651,09 euros sin IVA que, además, el Ayuntamiento no está obligado a agotar.
Los Teatros de Cádiz buscan un estudio o empresa de diseño gráfico que asuma durante un año el diseño, la maquetación y la preparación de los materiales de comunicación de sus espacios escénicos y programas culturales.
La lista de espacios incluidos ya permite hacerse una idea del alcance: Gran Teatro Falla, Sala Central Lechera, Teatro del Títere La Tía Norica, Centro de Arte Flamenco La Merced y Castillo de Santa Catalina. A ellos se añaden el Festival Internacional de Títeres Ciudad de Cádiz, Cádiz en Danza, Noches Clásicas, Patrimonio Flamenco y otras muestras, ciclos o actividades que puedan concretarse durante la vigencia del contrato.
No se trata, por tanto, de diseñar una campaña o una temporada concreta. El contrato engloba prácticamente toda la producción gráfica anual de los Teatros de Cádiz.
Carteles, programas, mupis, lonas, webs y newsletters
Para cada espacio o programación se contemplan diferentes combinaciones de carteles, folletos desplegables, programas de mano, mupis, lonas, pancartas, piezas para vitrinas, acreditaciones y adaptaciones para prensa, medios digitales y redes sociales.
El estudio adjudicatario también deberá ocuparse del diseño y mantenimiento de las páginas web de Cádiz en Danza y Patrimonio Flamenco. Esto incluye dominios, alojamiento, actualizaciones de WordPress, cambios de diseño, gestión de contenidos, correo electrónico y adaptación a dispositivos móviles.
A todo ello se suma la elaboración semanal de newsletters. El pliego solicita una newsletter conjunta con la programación de todos los espacios y, además, boletines específicos para cada uno de los teatros y centros culturales. Durante los festivales y ciclos deberán prepararse también, como mínimo, dos newsletters adicionales para cada programa.
El envío no está incluido, pero sí el diseño, la maquetación y la actualización continuada de todos estos boletines.
El presupuesto anual asciende a 29.651,09 euros sin IVA. Dividido entre los doce meses del contrato, equivale a un máximo aproximado de 2.470 euros mensuales para atender el conjunto de los teatros, festivales, campañas, páginas web, newsletters y adaptaciones.
Pero ni siquiera esa cantidad está garantizada. El contrato se articula mediante precios unitarios y el Ayuntamiento advierte que las cantidades previstas son máximas. La administración pagará únicamente los trabajos que solicite y no se compromete a encargar todas las unidades ni a agotar el presupuesto.
La empresa, sin embargo, sí debe estar preparada para asumir la totalidad de las prestaciones. No puede presentarse únicamente al diseño de carteles, a las temporadas teatrales, a las newsletters o al mantenimiento web. Todo forma parte de un único contrato sin división en lotes.
El acuerdo tendrá una duración inicial de un año y podrá prorrogarse durante otro. Por esa posible ampliación, el valor estimado se sitúa en 59.302,18 euros, aunque el presupuesto máximo para cada anualidad continúa siendo de 29.651,09 euros sin IVA.
Cambios sin límite y plazos muy reducidos
Las condiciones de ejecución también resultan especialmente exigentes. El adjudicatario dispondrá de un máximo de siete días hábiles para presentar cada diseño desde que reciba el encargo.
A partir de ahí, la Sección Teatros de Cádiz podrá solicitar todos los cambios que considere necesarios, sin límite de revisiones y con la posibilidad de exigir la sustitución completa del diseño inicial. Cada modificación deberá resolverse en un máximo de dos días hábiles.
Una vez aprobado el diseño, las artes finales deberán entregarse también en dos días. Si el archivo es rechazado por razones de calidad o formato, el estudio tendrá que corregirlo en un solo día hábil.
El precio debe incluir además las reuniones, la coordinación, la gestión y cualquier servicio que el Ayuntamiento considere necesario para ejecutar correctamente el contrato, sin posibilidad de facturarlo como una partida suplementaria.
Qué hay que presentar
Para participar no se exige crear gratuitamente una campaña nueva para los Teatros de Cádiz. La memoria técnica debe reunir muestras digitales de trabajos anteriores relacionados con los soportes incluidos en la licitación.
Esta selección de trabajos representa 45 de los 100 puntos: hasta 25 por creatividad y calidad, 15 por originalidad y valor diferencial y 5 por premios o reconocimientos. Será necesario conseguir al menos 23 puntos en este apartado para que se abra la propuesta económica.
El precio supone otros 49 puntos y la formación especializada en diseño gráfico del equipo aporta los 6 restantes.
La licitación plantea así una combinación difícil: un presupuesto máximo muy limitado, una enorme diversidad de trabajos, disponibilidad prácticamente continuada, plazos breves y revisiones ilimitadas. La pregunta es si 29.651 euros anuales permiten realmente sostener el equipo y el tiempo necesarios para prestar este servicio con la calidad que debería exigir una programación cultural pública.